Rejser med… FN
CWTs journalist, Sasa Carpenada har været på besøg hos FNs agentur FAO (Food and Agriculture Organisation), der har en global aftale med CWT, for at tale om FAOs arbejde med at udvikle et rejseprogram, der har fokus på at holde omkostningerne nede og skabe størst mulig sikkerhed for de rejsende.
FAO er et specialiseret FN-agentur, hvis primære mål er at skabe fødevaresikkerhed for alle og sørge for, at alle mennesker har regelmæssig adgang til nok fødevarer i god kvalitet, så de kan leve et sundt og aktivt liv. FAO er i øjeblikket til stede i 152 lande med kontorer overvejende i udviklingslandene med mere end 10.000 medarbejdere over hele verden, herunder fuldtidsansatte, lokale medarbejdere og konsulenter.
Preethi Braganza har været global travel manager i FAO siden 2006 og har mere end 20 års erfaring i forretningsrejsesektoren, også som konsulent for en global travel management virksomhed.
Hvordan arbejder du med travel management?
Jeg er ansvarlig for ledelsen af FAO’s globale rejseprogram, som indbefatter politik, ERP-rejsesystemet og kontrakter med rejseudbydere.
Hvorfor besluttede FAO sig for at få et dedikeret team af rejsekonsulenter fra CWT?
En betydelig del af FAO’s rejser administreres fra FAO’s hovedkvarter i Rom (hvor CWT-teamet arbejder). Rejser hos FAO går hovedsagelig til udviklingslande, så rejsekravene er ofte komplekse med en god portion rejseaktivitet med rejseplaner inden for forskellige sektorer og til områder, hvor tilgængeligheden af fly og prismuligheder er begrænset. Disse rejseplaner kan typisk ikke prissættes effektivt ved fx at benytte online booking systemer. Det kræver, at vi har erfarne rejsekonsulenter, der sikrer, at vi finder den bedste pris.
Derfor er det vigtigt for FAO at have dedikerede rejsekonsulenter, der kender og forstår FAO’s politik og rejsekrav. Rejseplanlægning er ikke altid lige til, og tilstedeværelsen af CWTs rejsekonsulenter faciliterer i høj grad planlægningen og booking-processen.
Mens serviceomkostninger kan påvirke den overordnede rejseomkostning, er det desuden vigtigt for os at sikre, at vi får mest muligt for pengene.
Hvad har I særlig fokus på?
FAO’s fokus har været på at begrænse vores omkostninger for at kunne gøre mere med mindre og reducere omkostningerne pr. rejse. De sidste par år har FAO samarbejdet med CWT for at implementere betydelige ændringer i rejseprogrammet – både inden for rejsepolitik og ny teknologi – for at forbedre effektiviteten og opnå besparelser. Indførelsen af et program for foretrukne hoteller har for eksempel resulteret i betydelige besparelser på indkvarteringsomkostninger, samtidig med et komplet ERP-rejsesystem, som blev udrullet globalt og har reduceret transaktionsomkostninger, forbedret effektiviteten og forbedret fuldstændigheden og kvaliteten af rejsedata.
Vores partnerskab med CWT i forbindelse med implementeringen af ny teknologi og overholdelse af rejsepolitik har hjulpet os med at strukturere programmet og fortsætte med at forbedre det. Vores partnerskab med fx CWT Solutions Group til vores hotelprogram og CWT Meetings & Events til planlægning af møder og events har været vigtige elementer, der har hjulpet os til at opnå vores mål.
Tryghed og sikkerhed bliver stadig mere vigtigt. Hvordan sikrer I de rejsendes tryghed?
FN-agenturerne fortsætter med at arbejde i områder i verden, hvor øgede sikkerheds- og tryghedsrisici er en del af arbejdet, hvilket derfor øger risikofaktoren for FN-medarbejdere. Så udover opgaven med travel management, som leveres af CWT, har FN et veludviklet system, der muliggør overvågning og sporing af FN-medarbejderes tryghed og sikkerhed i hele verden. Alle medarbejdere og rejsende skal for eksempel deltage i sikkerhedskurser, som skal fornys med nogle års mellemrum, og de skal skaffe sikkerhedsgodkendelser til officielle rejser.
Hvilken rolle spiller digitalisering i jeres rejseprogram?
Digitalisering spiller en altoverskyggende rolle i dag. En global implementering af det centrale ERP-system i alle FAO-kontorer på verdensplan blev iværksat for en del år siden, hvilket har givet organisationen væsentlige fordele, såsom automatiseringen af arbejdsflow, standardisering af data og processer og konsolidering af data. Det næste skridt for os er en yderligere udvikling og indførelse af teknologi og it-platforme, som vil fortsætte med at effektivisere rejseprocessen og vise håndgribelige resultater hvad angår både proces- og omkostningseffektivitet.
Lad os tale om rapportering. Hjalp rapporteringsværktøjet jer med at identificere flere områder der kan optimeres?
At forsøge at administrere et rejseprogram uden dataene til at understøtte det er som at gå med bind for øjnene! Som travel manager har det været aldeles vigtigt at have et avanceret analyse- og rapporteringsværktøj med data i realtid (CWT Analytics, ed.). For FAO har det at have en robust og online rapporteringsfunktion gjort en enorm forskel i forbindelse med valg af travel management samarbejdspartner.
Tilgængeligheden af data og rapporter har spillet en vigtig rolle i forhold til de mange initiativer, forbedringer og besparelsesforanstaltninger, som er blevet implementeret i løbet af de senere år, for eksempel er globale og lokale aftaler med luftfartselskaber og implementeringen af et globalt hotelprogram blot et par områder, hvor politikken og programmet er blevet ændret.
FAO har valgt CWT som sin foretrukne partner i adskillige år. Hvilke opgaver betror I CWT, og hvad er den største fordel?
FAO har en fuldstændig decentraliseret front-end-bookingproces, så alle forretningsenheder, afdelinger og kontorer er helt uafhængige i processen inden rejsen. Rejsende og bookere er i direkte kontakt med travel management virksomheden i forbindelse med deres rejseforespørgsler, og det er CWT’s vigtigste opgave at sørge for, at alle bookinger foretages i overensstemmelse med FAO’s rejsepolitik, og at de bedst tilgængelige muligheder gør sig gældende i hvert enkelt tilfælde. Overholdelse af politikken spores via rapporterne og periodisk gennemgang af konti og data med CWT’s Program Manager.
Spændet og udvalget af CWT’s produkter og tjenester har hjulpet os med at udvide spændvidden af vores administrerede rejsefunktion på en meget effektiv måde. Vi har samarbejdet effektivt med CWT om implementeringen af et nyt brugertilpasset rejsesystem med vores ERP, og dette samarbejde har været uvurderligt i alle projektets faser fra fastlæggelse af krav, brugertest samt efterfølgende implementeringssupport.
De udtrykte holdninger i dette informationsprodukt tilhører forfatteren/forfatterne og afspejler ikke nødvendigvis FAO’s (Food and Agriculture Organisation) holdninger.
