Hjem»Januar 2017»Alle har et ansvar – store som små

Alle har et ansvar – store som små

Strategic Meetings Management (SMM)

0
Delt
Pinterest Google+

 

Interview med Pernilla Andrén, Director, CWT Meetings & Events Nordic

 


 

Hvad er de største fordele ved at indføre et program for ‘Strategic Meetings Management’ (SMM)?

Der er mange fordele ved et godt SMM-program, men først og fremmest er der besparelser og kontrol. Men der er mange flere – fx tydelige processer, som sparer tid, samt risikominimering og øget kvalitet.

 

Er det rigtigt, at det kun er de virksomheder, som holder mange møder og events, der kan drage fordel af et SMM-program? 

Oprindeligt har det været de større virksomheder, som har haft ressourcerne til og behovet for at få et overblik over deres mødeinvesteringer. Særligt de virksomheder, som er i stærkt regulerede brancher som fx medicinalindustrien. Men vi ser, at flere og flere, også mindre virksomheder, opdager fordelene ved at kunne kontrollere mødeinvesteringer.

 

USA er det marked, som er længst fremme, når vi taler om SMM. Hvor er Europa henne i processen? Hvem trækker udviklingen, og hvem har udviklet sig hurtigst de seneste år?

Amerikanske virksomheder har en lang tradition for at konsolidere sin mødeaktivitet, og SMM-konceptet har jo sit udspring i USA. Men vi ser en voksende tendens i Europa, først og fremmest i multinationale selskaber med kontorer i flere regioner og lande.

I Norden har vi de seneste år set flere og flere virksomheder, der går fra ord til handling. Det vil sige, at fra i flere år at have talt om behovet for at kunne se sine mødeinvesteringer begynder man nu at etablere SMM-programmer.

Jo mere SMM-programmerne vokser, desto mere bevidste bliver vi som samarbejdspartnere og vores kunder om kulturelle forskelle og vigtigheden af at skabe lokale relationer. En af de vigtigste succesfaktorer er at få medarbejderne til at indse værdien af et SMM-program.

 

Ser du nogen nogle særlige brancher i EMEA (bortset fra farma og forsikring), der vil være mere tilbøjelige til at tage konceptet til sig og implementere et SMM-program?

Ja, vi ser en tydelig stigning uden for lægemiddelindustrien. Stat og kommuner, som altid har øjnene med sig, når det drejer sig om at forvalte skatteydernes penge bedst muligt, har set værdien af SMM, men også virksomheder inden for it, bank og finans har set fordelene.

 

Eksperterne mener, at man skal begynde småt, når man indfører et SMM-program. Hvad er dine tre bedste råd?

Allerførst vil jeg sige, at man sagtens kan begynde i det små og derefter lade programmet vokse. Mange begår den fejl at indlede et stort projekt uden forinden at have sikret sig interne ressourcer og mandatet til at gennemføre projektet. Så er det dømt til at mislykkes, og det er op ad bakke derfra. Start med en lille del, og lad det vokse over tid – det er som oftest den metode, der fører til succes.

 

Tre gode råd:

  1. Involver interessenter tidligt i processen. Det giver dig et godt indblik i din virksomheds mødekultur, i mulige forhindringer og lavthængende frugter.
  2. Definer tidligt, hvilke dele af møde-planlægningen, der skal holdes internt og hvilke dele, der kan outsources eller håndteres med en samarbejdspartner.
  3. Konsolider indkøb og kontrakter. Her ligger ca. 60% af mulighederne for besparelser og risikominimering.

 

Hvad er SMM?

Konceptet blev født i midten af 1990’erne, og i 2004 barslede en komite under The Global Business Travel Association med en definition: ”SMM er en metodik til at styre virksomheders aktiviteter, processer, leverandører og data i forbindelse med møder og events. Målet er at kunne opsætte konkrete mål, der er tilpasset virksomhedens strategiske mål og vision – og skabe værdi i form af besparelser, risikominimering og kvalitetsforbedringer”

 

Hvad ser du som den største udfordring, når du implementerer et SMM-system?

Udholdenhed. Der er mange, der skal involveres og engageres, for at succesen er hjemme. Man skal hele tiden holde kommunikationen og dialogen i gang. I CWT siger vi, at ”SMM ikke er et mål – det er en rejse” Det er et område i konstant udvikling, for det skal tilpasses virksomhedens behov, som ofte ændrer sig over tid. Hvis man betragter processen på den måde, er der gode chancer for at lykkes.

 

SMM er hot lige nu. Er der en risiko for, at virksomheder fokuserer for meget på statistik og besparelser og glemmer den kreative del? Eller skønner du, at balancen kommer af sig selv, ved at marketing bliver mere og mere en del af SMM?

SMM har været på radaren i et stykke tid nu. Og de fleste virksomheder, som vi taler med, ser helt sikkert besparelser og transparens som vigtige elementer i arbejdet omkring kontrol med mødeinvesteringer. Men samtidigt indser de fleste også, at det, vi kalder ’The Delegate Experience’, måske er den allervigtigste forudsætning for, at et SMM-program kan blive en succes. Møder og events er investeringer i menneskers tid, og en god investering tjener sig selv hjem over tid.

 

Hvilke udfordringer skal man kende og forberede sig på i løbet af de første år, når man implementerer et SMM-program – for at kunne sikre sig, at programmet udvikler sig og fortsat giver fordele?

  • Det absolut vigtigste er at opnå engagement og deltagelse fra de involverede i programmet. Det skal ske allerede inden start – ellers er det dømt til at mislykkes.
  • Tag små skridt, kommuniker effektivt – og husk at fejre succeserne
  • Udnyt fremskridt til at engagere dem, som var skeptiske over for programmet til at begynde med.
  • Tøv ikke med at komme i gang. For hver dag, der går, er du længere fra at få kontrol over dine investeringer og sikre, at dine mødedeltagere får den bedst mulige oplevelse.

 

Analysen

  I foråret 2016 gennemførte CWT og BTN Group* interviews med over 20 eksperter inden for rejse- og event-management, adspurgte over 240 testpersoner og gennemførte fokusgrupper med 12 SMM-eksperter for at finde nøglen til succes inden for SMM. De, der havde implementeret et SMM-program, kunne fortælle, at de største fordele ved et SMM-program var transparens, besparelser, risikominimering og bedre kontrol med overholdelse af virksomhedens politikker og regulativer. De anførte, at en strategisk tilgang til SMM kan give bedre sammenhæng i virksomhedens samlede profil og kundeservice. Ud af 53 respondenter udtalte 22, at hovedårsagen til at indføre et SMM-program var ønsket om at øge transparensen og synligheden af omkostninger ved mødeaktivitet. Kun ni af dem sagde, at det skyldtes ønsket om besparelser. Alligevel meddelte 36%, at deres SMM-program gav dem besparelser på mellem 11 og 15% i forhold til det foregående år, og 24% angav besparelser på mellem 6 og 10%. * Business Travel News Group

Tidligere artikel

Kører fremtidens biler kun på el?

Næste artikel

partner-nyheder